Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Nutzung dieses Dienstes verarbeiten wir:

• Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse und – sofern hinterlegt – Ihr Name. Die E-Mail-Adresse dient zugleich der Anmeldung per Magic Link.
• Selbsteinschätzungs-Daten: Ihre Antworten auf die Fragen zum KI-System (Zweckbestimmung als Freitext, ausgewählte Hochrisiko-Bereiche, Angabe zur Interaktion mit natürlichen Personen).
• Anmelde- und Sitzungsdaten: technisch notwendige Sitzungs-Cookies sowie die für die Anmeldung verwendeten, zeitlich befristeten Magic-Link-Token.
• Protokolldaten: bei administrativen Aktionen ein Audit-Protokoll (Art der Aktion, betroffene Kennung wie z. B. eine E-Mail-Adresse, IP-Adresse der anfragenden Stelle, Zeitstempel).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Kontos und des Selbsteinschätzungs-Dienstes sowie Anmeldung per Magic Link – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
• Sicherheit des Dienstes und Nachvollziehbarkeit administrativer Aktionen (Audit-Protokoll) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb).

4. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung erforderlich sind. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Dienste Dritter zu diesen Zwecken eingesetzt. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

5. Empfänger

Zum Versand der Anmelde-E-Mails (Magic Link) sowie zum Betrieb der Anwendung setzen wir Dienstleister (E-Mail-Versand, Hosting) ein, die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig werden. Eine Übermittlung an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Konto- und Selbsteinschätzungs-Daten speichern wir, solange Ihr Konto besteht bzw. solange dies für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Magic-Link-Token und Sitzungen verlieren nach Ablauf ihrer Gültigkeit ihre Funktion. Auf Ihre Anfrage hin löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Einträge des Audit-Protokolls (Ziffer 2) werden bereits beim Schreiben pseudonymisiert (die Kennung als nicht umkehrbarer Hash, die IP-Adresse auf den Netz-Anteil gekürzt) und 90 Tage nach ihrer Entstehung automatisch gelöscht. Diese pseudonymisierten Protokolldaten bleiben aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zum Ablauf dieser Frist erhalten – auch dann, wenn Ihr Konto zuvor gelöscht wurde; sie sind technisch nicht mehr mit dem Konto verknüpft und werden nicht über die 90 Tage hinaus aufbewahrt.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77).